Индивидуальный код товара выполняет ту же функцию, что и Имя Фамилия Отчество у человека, правда сейчас и человеку присвоен номер в паспорте.
Индивидуальный код может вносится в базу данных организации и с помощью клавиатуры, что раньше и делалось, но у данного способа есть два существенных недостатка: это скорость ввода информации при помощи клавиатуры, а так же возможное возникновение ошибок ввода.
При использовании штрих кода, данные недостатки полностью устранены, при этом снижаются затраты компании. Стоимость оборудования для сканирования штрих кода относительно низкая, а обучить оператора пользоваться сканером штрих кода можно в течении нескольких минут. Сканера штрих кода считывают информацию очень быстро (в доли секунды) и вносят ее в компьютер безошибочно. Сканеру штрих кода, в отличии от человеческого глаза, легче распознать ширину и расстояние штрихов, чем сами числа. Поэтому числовой идентификационный код товара представлен в виде чередующихся узких и широких черных полос на белом фоне. У штрих кода всегда есть внизу тот самый идентификационный номер, он нужен если в случае повреждения штрих кода или при отсутствии сканера штрих-кода, можно было внести информацию в компьютер вручную.
Штриховое кодирование чисел нашло широкое применение в мировой практике и используется в коммерческой деятельности: это и логистика и склады, производство, ну и главное в торговой сфере. В данное время около 93% товаров производимых в США, имеют штрих код, в Германии – около 86%, во Франции – более 74%, в Швеции – около 48%. В странах СНГ только в последние несколько лет началась бурная маркировка штрих кодом своего товара производителями.
Государственные Органы и банки, тоже активно используют возможности системы штрихового кодирования для учета документа-оборота. Но больше всех в системе штрих кодирования нуждаются супермаркеты, можно даже сказать, что появление супермаркетов способствовало появлению системы штрих кодирования.
Конечно супермаркеты заинтересованы в дальнейшем развитии системы автоматической идентификации товаров. Повышению производительности системы идентификаци могло бы способствовать внедрение радиочастотной идентификации, но к сожалению стоимость данной системы слишком высока, как высока и стоимость обслуживания. Так что в ближайшее время замены штриховому кодированию не предвидится.
Использование системы штрихового кодирования на кассе, колоссально упрощает труд оператора кассы. Кассиру достаточно поднести сканер штрих кода к товару, или провести товар рядом со стационарным сканером штрих кода. Далее, сканер считает штрих код, а на экране компьютера отобразится идентификационный код и вся необходимая информация (наименование, цена), внесенная под этим кодом в базу данных организации. И в зависимости от того, какой алгоритм действий необходим далее, произойдет либо списание, либо учет или поступление товара в базе данных. Благодаря связке: штрих код, сканер штрих кода, компьютер, торговая программа, возможно полностью управлять торговым процессом, поступление товара на склад, контроль хранения (инвентаризация), продажа товара. Вся эта необходимая информация отображается в системе. Данная система позволяет также указать в идентификационном номере любого товара и место хранения, при поступлении его на склад.
Так как штрих код пока не сильно распространен на товарах местных производителей, то дистрибьюторы стали применять свою маркировку товара. Для этого достаточно использовать принтер этикеток, с помощью которого можно самостоятельно печатать штрих коды и всю необходимую информацию на этикетках для товара.
Термопринтеры этикеток поставляются в комплекте с программой для работы с этикетками. В данной программе имеется функция генерации штрих кодов. Достаточно ввести номер, выбрать вид штрих кода, и программа сама сгенерирует штрих код, останется только отправить информацию впечать на самоклеящиеся этикетки. В дальнейшем данными этикетками маркируется товар.